Электронная трудовая книжка (ЭТК) — уже неотъемлемая часть кадрового документооборота. Она представляет собой цифровую запись о трудовой деятельности работника, заменяющую традиционную бумажную версию. Рассмотрим, что такое ЭТК, ее суть, преимущества и недостатки.
Электронная трудовая книжка — цифровой формат хранения информации о трудовой деятельности человека, включая данные о его опыте работы, организациях, где он работал, его должностях, уровне квалификации, перемещениях по службе, причинах прекращения трудовых отношений и полученных поощрениях. Вся информация хранится в электронном виде в информационных системах Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР).
Электронный документооборот позволяет оптимизировать рабочие процессы. Управлять бизнесом проще и эффективнее, если вы используете сервисы для бизнеса на сайте Рег.ру.
Внедрение ЭТК позволило создать единую цифровую базу данных, содержащую сведения о трудовом стаже, местах работы, должностях, квалификации, переводах, увольнениях и наградах каждого работника. Работники имеют возможность получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или в клиентских службах СФР, что обеспечивает прозрачность и контроль за вносимыми данными.
Переход на ЭТК осуществлялся постепенно. Работодатели обязаны были передавать в СФР сведения о трудовой деятельности работников, начиная с 2020 года. При этом работники имели право выбора между ведением трудовой книжки в бумажном или электронном виде, подав соответствующее заявление работодателю. Для тех, кто впервые устраивался на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки велись исключительно в электронном формате.
Электронная трудовая книжка предоставляет ряд преимуществ:
В целом это удобный формат, который значительно упростил трудовые взаимоотношения между работниками и работодателями. Но у него есть свои плюсы и минусы:
Плюсы ЭТК:
Минусы ЭТК:
То есть переход на ЭТК предполагает определенные преимущества. В частности, снижаются затраты на приобретение, хранение и ведение бумажных трудовых книжек. Кроме того, упрощается процесс предоставления отчетности в СФР, так как большая часть данных передается в электронном виде.
Несмотря на преимущества, переход на ЭТК требует от работодателей организации процесса передачи данных в СФР и обеспечения защиты персональных данных сотрудников. Необходимо использовать защищенные каналы связи и соблюдать требования законодательства о защите информации.
Основной целью перехода на ЭТК было упрощение кадрового документооборота и снижение административной нагрузки на работодателей. Электронная форма позволяет избежать потери или повреждения трудовой книжки, а также упрощает процесс получения информации о трудовой деятельности для работников, особенно при дистанционной работе или переезде в другой регион.
Оформление ЭТК происходит автоматически при первом трудоустройстве работника после 1 января 2021 года. Для сотрудников, работавших до этой даты, существует несколько способов получения информации из ЭТК:
Для оформления ЭТК документы не требуются, поскольку она формируется автоматически. Но при обращении за выпиской из ЭТК в МФЦ или к работодателю, может потребоваться паспорт для идентификации личности.
При оформлении трудовых отношений по закону необходимо предоставить определенный пакет документов. Для заполнения формы ЕФС-1 потребуются паспортные данные (Ф.И.О., дата рождения), СНИЛС и ИНН. Работодатель занимается оформлением электронной трудовой книжки. Если работник уже имеет ЭТК, оформленную предыдущим работодателем, процедура трудоустройства не меняется: сведения о приеме на работу направляются в СФР по форме ЕФС-1.
В соответствии с установленными нормами, работодатель несет ответственность за ведение ЭТК. В его обязанности входит своевременное и корректное внесение в электронный документ сведений о приеме, перемещениях, прекращении трудовых отношений и прочих изменениях в кадровом составе. Основные принципы ведения ЭТК включают в себя следующие требования:
Эта цифровизация оптимизирует кадровый учет, гарантирует сохранность информации и обеспечивает оперативный доступ к необходимым данным. Переход на электронный формат — значительный шаг в направлении цифровизации трудовых отношений и повышения эффективности управления персоналом, а дальнейшее развитие ЭТК предполагает расширение функционала и интеграцию с другими государственными информационными системами, что позволит еще больше упростить взаимодействие работников, работодателей и государственных органов.
Ирина Рудевич
В третьей, заключительной, части вместе с Ефимом Кузнецовым, бренд-директором Placebo 25 Entertainment, разбираем обратную сторону…
В первой части мы разобрали ключевые тренды соцсетей 2026 года: персонализацию, работу с микро- и…
Соцсети перестали быть просто площадкой для публикаций. Сегодня это полноценная экосистема: алгоритмы ранжируют контент по…
Работа со СМИ помогает не только повысить узнаваемость компании, но и укрепить доверие клиентов, привлечь…
Многие специалисты, переходя из офлайн в онлайн, ждут от сайта мгновенного потока клиентов. Однако часто…
Когда частный специалист — психолог, юрист, репетитор, диетолог или коуч — начинает продвигаться в интернете,…