Хотя инструменты Google отличаются высокой надёжностью, безопасность данных часто зависит не только от самого сервиса, но и от ваших действий. Вместе с инженером по безопасности REG.RU Артёмом Мышенковым делимся с вами рекомендациями, которые помогут избежать неприятных ситуаций и утечки важных данных.
Если вы кому-то предоставляете доступ к своему документу, помните: всё, что когда-то было написано или прокомментировано, сохраняется в истории. Поэтому если вы не хотите, чтобы секретные данные попали в чужие руки, создайте копию документа и откройте доступ к ней, а не к исходному файлу.
Некоторые документы с доступом по ссылке индексируются поисковиками. Кроме того, существует множество ситуаций, когда ссылка может просто куда-то утечь.
Не включайте доступ по ссылке без необходимости. Лучше всего предоставлять доступ конкретным пользователям — для этого внесите их адреса электронной почты через инструмент «Совместный доступ». Если же вы работаете с Google-документами в вашей организации, включайте доступ по ссылке только для корпоративных аккаунтов сотрудников.
Когда документ создаётся в какой-нибудь папке на Google-диске, помните: по умолчанию настройки доступа к файлу копируются из папки.
Проверяйте доступы к файлу, если создаёте его в общедоступной папке.
Доступ к видеоконференции Hangouts осуществляется по ссылке. В корпоративной почте на встречу могут попасть все, кто получит ссылку на неё. При попытке подключения человека, не зарегистрированного в корпоративной почте, отображается предупреждение.
Предупредите сотрудников, чтобы они заходили на встречи только с рабочих аккаунтов Google. Не позволяйте посторонним лицам подключаться к встрече, если так не было задумано. Иначе кто-то посторонний может подслушать конфиденциальную информацию или же окажется «троллем», как в инцидентах Zoombombing.
Перед каждым новым входом в аккаунт Google обращайте внимание на безопасность устройства и операционной системы, в которых вы работаете. Если вам понадобилось войти в свой аккаунт на чужом компьютере (например с ноутбука, которым пользуется ещё и кто-то из членов вашей семьи) — не разрешайте браузеру запоминать ваш пароль и не забудьте выйти из аккаунта. Ещё можно включить режим инкогнито в браузере. Но чтобы не подвергать риску безопасность аккаунта Google, лучше не использовать чужие устройства для работы.
При добавлении новых участников в переписку не забудьте проверить и при необходимости удалить конфиденциальные данные из процитированных сообщений. Особенно это актуально для компаний, которые добавляют в переписку людей из сторонних организаций.
Обязательно используйте двухфакторную аутентификацию в аккаунте Google. Чтобы подтверждать вход в аккаунт, можно выбрать один из нескольких вариантов: sms, push-уведомления или приложение Google Authenticator.
Не забудьте распечатать или сохранить резервные коды аутентификации, чтобы не потерять доступ в аккаунт при краже или утере мобильного устройства. Это можно сделать в настройках безопасности аккаунта Google. Конечно, хранить эти коды нужно в надёжном месте, чтобы не потерять — либо в менеджере паролей, который синхронизируется с несколькими устройствами, либо в папке с бумажными документами (если вы решили распечатать коды).
Подробнее о том, что делать в случае кражи мобильного телефона, утери резервных кодов или других проблем при двухфакторной аутентификации, можно почитать в справке Google.
Не забудьте сохранить в надёжном месте QR-код для Google Authenticator — лучше всего на двух устройствах. Это касается не только аккаунта Google, но и любых других приложений, использующих такой тип аутентификации. Помните, что при утере/краже/поломке устройства, на котором работает Google Authenticator, вы просто не сможете войти в свой аккаунт. К сожалению, об этом обычно вспоминают слишком поздно, поэтому не пренебрегайте вопросами безопасности.
⌘⌘⌘
Уделив внимание настройкам конфиденциальности и вовремя защитив аккаунт, вы сделаете работу с приложениями Google удобной и безопасной. Если вы хотите подключить сервисы Google к личному домену или к сайту компании, воспользуйтесь услугой G Suite от REG.RU — вы получите почту на домене с клиентом Gmail, а также доступ ко всем приложениям Google (Диск, Календарь, Документы, Таблицы, Презентации, Hangouts и другие) и возможность подключить до 500 пользователей.
С 1 сентября 2026 владельцы российских доменов должны идентифицироваться через ЕСИА. Иначе управлять сайтом будет…
Продажи растут, клиентов становится больше, а денег на развитие всё равно не хватает. С таким…
Если вы собираетесь заказать разработку сайта, дизайн-проект, ремонт или другую работу с конкретным результатом, лучше…
На старте бизнеса часто бывает так, что поток клиентов держится на одном ключевом менеджере или…
Клиенты могут оставить вам свой телефон через форму обратной связи на сайте — и вот…
Рекламный бюджет есть, а продажи не растут — знакомая ситуация для многих предпринимателей. В этой…